第216章 一頁紙項目管理表格的建立流程
第五步，填寫主要任務。任務是指完成項目所需要的必須做的事，一般主要任務最多隻能填寫20項，如果過多，則需要拆成不同的項目或子項目去執行。例如，在一頁紙項目管理的協助下，我們把開發手機軟件這樣一項大任務切分成幾個小任務，如確定軟件計劃，需求分析和定義，軟件設計，軟件實現，軟件測試，軟件運行和維護等。每項任務都應該明確化，以便和其他任務區分開，如果我們連一項任務在哪裏結束，另一項任務又是從哪裏開始都說不清楚，那麽就更沒有辦法分清權限範圍了。其次，任務進程應該具有可測量性，這樣才能在一頁紙上記錄下它們的進度並作出報告。項目的每個報告期控製兩到三個任務是比較合適的，例如開發手機軟件的項目需要十個月，那麽大約有二十個任務，每個月報告兩個任務，如果需要十六個月，那麽就約有32個任務是比較合適的。從另一個角度來說，任務細分得太細也不好，盡量將完成任務的時間控製在項目總時間的一半以內。比如說，如果項目周期是半年，也就是6個月，那麽至少要有三個任務。
第六步，確定子目標與主要目標的關聯關係。在這一步驟中，要確保任務清單上的所有任務完成時就能實現項目的目標，當檢查任務和目標時，保證它們相互匹配非常重要，所有任務都至少對應一個目標，有些任務可以對應多個目標。例如你有4項子目標，13項主要任務，它們的關聯關係用空心圈來表示。第1、2、3項主要任務和第一個子目標“訂單抓取”有著直接關聯關係，於是它們之間的匯合表格子被畫上了空心圈。檢查任務與目標之間的對應關係，通常可以發現不一致或疏漏問題。這個過程並不是一次完成就一勞永逸，在構建OPPM的過程中，每一步都應該重新評估先前的步驟，並嚐試不斷改進，逐一確認任務可能會揭示遺漏的目標，這種漸進式的完善將提高計劃質量，也能夠增強OPPM的溝通能力。
第七步，確定項目的時間線。在確定時間記錄的頻率時，首先要估算項目總的時間範圍，然後將時間線分成可測量的時間塊。例如每兩周、每月、每兩個月、每三個月等。但是從經驗看，每月一次的情況是最多的，每個周期的長度不一定完全相同，對於任務的時間，必須和每一個與之有關並對此負責人的人商量，必須完全征得團隊的同意，讓他們認為這樣做是可行的而且他們願意履行和實現它。時間線一旦確定，就必須嚴格執行。
第八步，使任務和時間相關聯。使任務和時間安排相一致或者相關聯，首先確定每項任務所需要的時間，然後在任務旁邊的格子裏麵畫上一個空圈圈，表示每項任務的開始、長度和完成日期。例如，如果任務所需要的時間為七個月，時間塊按月增量劃分，那麽這項任務的旁邊就會有七個圓圈。每完成一項任務，圓圈將被塗為實心圓點，。
第九步，確定項目成員和工作任務的關係。任務通常隻有一個承擔者，超過三個承擔者的任務是很少見的，不管每項任務有幾個承擔者，都必須設定承擔者之間的優先次序，每個任務一般隻有一個主要的承擔者。
OPPM上的字母A指明該承擔者是主要承擔者，次要承擔者用B表示，隸屬於次要承擔者的人則用C表示。如果一位負責人對某項任務負有主要責任，那麽橫行和豎行的交叉處就是A，以此類推，次要負責人為B，如果還有第三個負責人，那他就是C。誰承擔什麽任務是通過團隊成員之間的協商確定的。項目經理起領導作用，在必要時進行調解。工作中難免有些人會抱怨工作量太大或是其他人不配合自己，或是編造其他的借口；還有些人會責備別人或是一旦有了錯誤就把責任推到其他人身上。作為項目經理，你不能對此束手無策，你必須讓項目成員明白，一旦決定承擔某些任務，他就要負責到底，不管怎樣都不能找借口或有任何怨言。
第十步，記錄沒辦法用時間標記的任務。在一頁紙項目管理中，每項任務總會有幾個部分在時間線上難以做出定量分析，在項目中，有些任務可能貫穿始終，可能與第三方有關，但卻無法跟隨整個項目的時間線。例如“可用性測試滿意度最終達到90%”，那麽就記錄在下表的位置，同樣，你需要負責人對此負責。
第十一步，記錄成本。預算與在其上方的目標日期這兩者之間並沒有直接聯係，事實上，預算是被孤立地放在那裏的，目的隻是讓管理者能夠迅速了解特定時間裏的預算是多少，預算的處理很簡單，它使用條形圖表示，簡單直接，預算的每個部分都有一個條形圖，當一個部分在預算內時，用綠色表示，當超預算但可修複時，用黃色表示，當超預算且不可修複時，用紅色表示。這一步工作應該和會記部門一起來畫這些線條以確保這些資料的準確無誤。
最後一步，寫下摘要和下一步計劃。中央矩陣的最下方，寫入本次OPPM的摘要和下一步行動計劃或項目發展預測，摘要是用來向管理者解釋那些沒有在項目管理者的一頁紙裏說清楚的事，回答在一頁紙中所暴露的問題，而不是解釋圖表本身。如為什麽工作落後於安排？為什麽超出了預算？為什麽這個圓圈沒有畫在它該畫的地方？為什麽那條線是黃的而不是綠的？在回答了這些問題後，就要說清楚下一步的工作預測與計劃，這裏要盡量做到簡潔而全麵，通過以上進度，預計什麽時候可以完工？可能造成什麽樣的項目影響？處理完初始表格就需要在項目進行過程中對項目進行實施跟進了。