第215章 一頁紙項目管理表格的建立（上）

  創建一頁紙項目管理表格共有十二個步驟，第一步，書寫標題欄。第一步要提供關於項目的基本信息，寫在表格頂部突出的長方形處，包括項目名稱、項目領導、項目目標和項目完成日期等。


  項目名稱是一個高層在瀏覽時經常會看到的名字，你應該把最重要的引導意向在名稱中清晰的顯示出來。例如項目名稱“Q3完成5000個在線訂單的項目”，就比Q3在線訂單項目要清晰的多。


  項目領導一般是項目負責人，而不是指導、顧問或是組織內全職員工之外的任何人。作為項目領導，良好的溝通能力非常重要，有的人在老板辦公室應對自如，他們擅長向上交流。有的人擅長和同級的同事交流，但是一和公司高層領導打交道就如臨大敵，還有些人擅長激勵下屬，但卻不知道應該怎麽樣和上級、平級同事交流。作為項目領導，應該和他人進行坦誠的溝通，實話實話。


  項目目標無非就是為什麽你要完成這個項目，你想從這個項目中得到什麽？把項目目標記錄下來，才能確保每個人都知道這個目標而且獲得一致的認可。記錄項目目標一定要簡潔精練，闡明項目目標並不是你作為項目管理者一人就能完成的事，應該由項目關係人來做。這些人包括項目團隊，提高基金的高層管理者，還有從項目中獲益的任何人。如果我們沒有讓這些人參與進來，那麽很有可能確定下來的項目目標，是他們接受不了的。


  在總裁辦公室裏，下屬對總裁說：“埃裏克，SG的項目不能趕在年底之前完成了，時間實在太緊了，現在還隻是在編程設計階段，離交付還有很大一段距離。”


  總裁訓斥道：“項目都已經進行三個月了，你現在才來和我說項目不能如期完成，你看看你自己做的一頁紙項目管理表格，你的項目完成日期是怎麽定的，如果你不能如期完成，為什麽當時不提出來。”


  艾瑪：“我~我當時也是抱著試一試的心態。”


  總裁：“你的項目完成日期一旦寫入了項目管理表格，就是一錘定音的東西了，你就要堅持下去。”


  項目成員能否在項目完成日期內完成項目，在很大的程度上是評判業績好壞的一個根據。權力部門可能會給我們的項目設定一個日期，但這並不意味著我們就要盲目地同意，我們應該對項目進行徹底的研究之後，再確定設定的日期是否現實，如果缺乏可行性，就應該說清理據，重新調整完成日期。


  第二步，列出項目負責人姓名。這一步驟主要是確定有哪些項目成員，誰會參與項目，項目各部分的負責人是誰？將在項目中需要出現的各個成員姓名寫進OPPM中，請注意，如果成員過多，那麽隻要寫進重點成員或小組負責人的姓名。如果名字過多則會導致“責任分散效應”。


  責任分散效應也稱旁觀者效應，是指對某一件事來說，如果是單個個體被要求單獨完成任務，責任感就會特別強，會作出積極的反應；但如果是要求一個群體共同完成任務，群體中的每個個體的責任感就會很弱，麵對困難或遇到責任往往會退縮，因為前者獨立承擔責任，後者期望別人多承擔責任。責任分散的實質就是人多不負責，責任不落實。


  項目的成功很大的程度上都是取決於這些負責人，如果他們有事可做，辦事效率高，並且積極主動，那麽這個項目的成功率就非常高。


  第三步，創建矩陣。矩陣的創建應該是項目經理和團隊的對話中實現的，矩陣是一頁紙項目管理的基礎，它連接項目的所有基礎元素，並將這些所有的元素傳遞給項目相關人員。具體來說，項目經理應該集合項目團隊成員共同探討怎樣處理項目？作為項目經理，應向團隊成員進行項目綜述，再大致的討論矩陣的各個方麵，創建目標、主要項目任務、目標日期和預算等。


  第四步，確定項目子目標。組建團隊之後，就到了將項目分解為子目標的時候了，這些目標是完成表頭規定的總目標所必須的，目標個數不應超過3個或4個。例如在一個價值五千萬美元的配送中心項目中，有3 個目標，一是完成大樓的建造；二是使配送中心的係統可以運行；三是培訓部署中心的人員。這些子目標附屬於整體目標，具體來說，這些子目標具有以下特征：具體而非籠統、不過度複雜、具備可測量性可驗證性、程度適當、有挑戰性、現實可行性、資源範圍內、與有效資源或預測資源一致、與組織規劃方針和程序一致。


  一般來說，有三個變量會影響項目子目標的實現，它們分別是時間，資源和項目範圍其中時間是指完成項目所涉及到的各個步驟以及完成整個項目所需要的時間。資源是指在我們支配下完成項目所需要的資源，通常最重要的資源是人力資源和財力。而項目範圍說明了消費者是誰，為他們生產的最終可交付成果以及評價這些可交付成果是否令他們滿意的標準。如果這三個變量中的一項失去了平衡，就會使整個項目難以推進，好的目標應該是簡單、直接、一語中的，易於理解的。