第213章 一頁紙項目管理概述
這是一個周五的下午，眼看快要下班了，這時總經理喬司打電話過來叫艾瑪到自己的辦公室，告訴她要在周一的早上向公司高層領導說明S公司的項目進展情況，喬司告訴艾瑪他需要一份項目概述，包含以下內容：項目各個部分的交付可以按時、還是提前或滯後；每項主要任務的負責人是誰？艾瑪如何確保工作不超出項目預算；項目有沒有達到預期目標；出現了哪些問題；項目目前大體的進展情況以及未來兩個月的走勢如何？
艾瑪走出喬司的辦公室後，心情十分低落，心想老板需要的這些信息簡直就可以出一本書了，何況已經快到周末了，哪裏有充分的時間準備，周一還要在大會上匯報。艾瑪一想到這些頭都大了。
如果你是艾瑪，你會怎麽辦？周末兩天都鬱悶在家裏全力以赴寫出這樣一份洋洋灑灑的報告，還是直接放棄。這兩種方式都不是最好的解決方式，艾瑪應該做的是向公司高層領導提供一頁紙項目管理表格，所有必要的信息都可以用直觀而實在的圖表在一頁紙上展示出來，即使公司領導很忙、時間有限也能很快看明白。
一頁紙的項目管理表格（one page project manager）簡稱OPPM，是為高層管理者準備的一種工具或者說是一份報告，這種工具之所以存在，是因為我們認識到自己需要與高層管理者就項目情況進行溝通，而不隻是簡簡單單地說一句“我們基本上在預算範圍內按時竣工了，我們還要激勵並確保各項任務所有者對自己的工作負責。”
一頁紙項目管理用圖表和色彩將項目用高度可視的連鎖畫麵描繪出來，它連接了各個組成部分，讓高層管理者能立刻明白所有主要的項目組成成分，包括時間和成本花費以及各個組成部分的所有者是誰，因為所有負責人的名字都列在了文件上，管理者的動力也自然就被激發出來了，於是無論誰的工作做得出色都會顯示在圖表上，這樣管理者很快就能知道誰是負責人，誰值得獲得特別的及時的認可。
項目的某個方麵進展不錯時，一頁紙項目管理的這個部分的線條就是明亮的綠色，當項目的某個方麵超出了時間或是預算時，就會用鮮豔的紅色凸顯出來，模棱兩可的地方則是用黃色來標明。
一頁紙項目管理的一個與眾不同的亮點就是它會適度地忽略精確性，比如說，我們利用這個工具創造的第一個項目，也就是在鹽湖城總部建造價值一億美金的自動化分配中心這個項目中，計算機操作的起重機要從日本船運過來，它們能否按時到達是我們最擔心的問題。這種擔心部分是因為路途遙遠，但還有一部分是因為1995年1月日本神戶大地震所引起的後果，它使曆時一年的項目晚了一個月，因為地震影響了許許多多起重機組件到達的分配渠道。
管理者需要了解這些儀器能否按時到達，過程是否合乎預算以及由誰來負責確保事態向好的方向發展。但是他不需要知道起重機是怎麽樣千辛萬苦地從日本到達鹽城？也不需要知道為了確保在規定時間內完成任務大家付出了怎麽樣的努力？
一頁紙項目管理在未能做出計劃和過度計劃之間遊刃有餘地穿梭，計劃隻是開始，是通過終點的一種途徑，但它本身畢竟不是終點。一頁紙項目管理展示了如何對整個項目進展的管理，但並非麵麵俱到，這一頁紙將情況詳盡而恰到好處地傳達給管理者，既保證了快捷又使人易於理解，容易接受。高層管理者不需要，也不想知道這些細節，但是項目負責人卻要對它們了如指掌而且懂得如何去處理它們，因為他們明白管理者正對自己的表現拭目以待。
一頁紙項目管理使大家輕而易舉地就看清了項目負責人的一舉一動，當它在項目中發揮作用的時候，這些項目負責人便完全暴露在眾目睽睽之下了。
一頁紙項目管理用環環相扣的可視圖表與顏色將誰是負責人，負責什麽？以及負責人的變現展示得清清楚楚，高層管理者隻需要看一眼這張紙立刻就知道誰做得最好，誰沒有完成任務，這種直觀性使高層管理者更容易地了解項目狀態及其負責人，同時對項目負責人來說它還是重要的鞭策器。因為他們知道自己所充當的角色和表現情況會持續和隨時被高層管理者看到的。
項目就是完成某事，變行為為結果。項目的最終目的不是行為，而是成功的完成任務，OPPM使我們可以方便地與高層管理者就項目情況進行有效的溝通，激勵並確保各項任務所有者對自己的工作負責。OPPM通過一種直觀的方式將項目的幾個核心要素，例如任務、目標、負責人、時間、成本（資源）在一個表格內羅列出來。OPPM的核心價值在於清晰、直觀、簡約，打印後隻有A4紙大小，便於快速閱讀。
任務。如何做（how），任務是項目的中心，為了實現目標，必須完成任務。它們是項目的螺母和螺釘，即需要完成的工作的細節。
目標，做什麽（）？為什麽要做（why）？目標就是遠景，項目的目的地，目標可以是總體的或是具體的。
時間，何時完成（when）？時間限度量的是工作應該何時完成，實際上又是何時完成的，時間線可能是彈性的。例如，如果項目被擴展了，可能就必須延長時間線並增加預算。
成本，花費（how much）？項目支出可能有硬性成本，如谘詢成本和機器成本，也有軟性成本，如項目雇傭的內部人員的成本，成本會記可能很複雜每個項目都需要參考專業會計人員的意見。
負責人，誰做項目（who）？任務的承擔者是誰？這很關鍵。OPPM使管理層清楚地知道誰負責哪些任務，清晰的所屬權，明確顯示了誰應該得到嘉獎以及誰需要幫助。一頁紙項目管理促使項目相關人以主人翁的立場來思考和行動。
一頁紙的項目管理表格會在一個頁麵上呈現以下內容，項目的哪些部分是按進度進行的，哪些部分超前或者落後於進度；項目的每個主要任務由誰負責；項目執行預算和滿足目標的情況如何？有哪些主要問題？目前的總體進展如何？此外還要求提供未來三個月的預測。
通常情況下，OPPM 適用於一個獨立的項目，有多個任務組成，有子目標和不同的負責人，但也可以應用於項目集的管理，統一製作。大的OPPM 下麵可以從屬很多個小型的OIPPM.