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第204章 項目溝通管理概述

  在項目中溝通是不可忽視的,項目溝通管理包括確保及時、正確地產生、收集、發布、儲存和最終處理項目信息所需的過程。它是人、思路和信息之間的關鍵紐帶,是成功所必須的。參與項目的每一個人都必須使用項目語言傳達和接收信息,理解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。項目溝通管理通常具有複雜性和係統性的特征,項目溝通管理是進行項目決策和計劃的基礎,是組織和控製管理過程的依據和手段,是建立和改善人際關係不可少的條件。


  看個案例,在總裁辦公室裏說,總裁惱怒地對下屬說:“客戶投訴這次項目質量不過關,項目開發成員抱怨天天加班加點,維護人員更是怨聲載道,到底怎麽回事?”


  項目經理:“到了項目中後期,我們才發現幾個模塊開發進度緩慢,所以,不得已我才讓大家加班加點,趕趕進度。”


  總裁:“難道到了項目中後期,你才知道有幾個模塊開發進度緩慢嗎?前期你都幹什麽去了?”


  經理:“都怪我,一開始就沒有和項目相關人員建立有效的聯係,才會導致對整個項目進度認識不清,倉促交工,也給項目質量留下了極大的隱患。”


  總裁:“現在不僅是質量的問題,客戶反映之前就和你們溝通過,財務模塊開發的要求,但是你們竟然沒有聽進去,開發的模塊完全滿足不了客戶製作報表的要求。”


  經理:“是嗎?客戶有提過這個要求嗎?”


  總裁:“我很懷疑你平時是怎麽和你的項目成員溝通的!”


  在實施項目的過程中,各種問題層出不窮,經理艾瑪帶領的項目組疲於應付,四處救火,艾瑪與各項目相關人員沒有建立有效的聯係,根本無法讓項目組裏的每一個成員都清楚了解項目的進展情況,甚至連艾瑪自身對項目整體情況也沒有清楚的認識。項目成員無法把握準確項目進度,等到項目後期才加班加點,倉促交工,必然會產生許多隱患,由此引起的質量問題也會導致維護工作量的加大,維護成本過大。


  艾瑪遇到的問題絕非偶然,不難看出,問題的出現有很大一部分原因是由於艾瑪的項目組在整個項目過程中缺乏一種有效的溝通機製。項目溝通是指項目過程中,為實現項目目標而進行的各種不同方式和不同內容的信息交流活動,包括確保信息及時,恰當地生成、收集、分發、存儲、檢索以及最終處置所必需的各個過程。


  總的來說,項目溝通的目標主要包括幾點:一是明確總目標,以便使項目組成員在行動上協調一致。二是培育團隊合作精神,三是減少、消除矛盾和障礙。四是保持項目的可見性,讓項目參與者清楚知道自己的位置,作用與責任。


  在項目實施過程中,有幾種重要的項目溝通關係,包括項目經理與客戶的溝通、項目經理與職能部門的溝通、項目內部成員的溝通。項目經理與客戶的溝通,客戶代表項目的所有者,對項目具有特殊的權力,而項目經理為客戶管理項目。必須服從客戶的決策、指令和對項目的幹預。項目經理的最重要的職責是保證客戶滿意,要取得項目的成功,必須獲得客戶的支持。


  項目經理與職能部門的溝通,項目經理與企業職能部門經理之間的溝通是十分重要的,特別是在矩陣型組織中,職能部門必須對項目提供持續的資源和管理工作支持,才能使項目順利進行。


  項目內部成員的溝通,在項目內部成員的溝通中,項目經理起著核心作用,如何協調各職能工作,激勵項目團隊成員,是項目經理應學會的重要課題。


  項目溝通基本管理流程包括信息發布、績效報告和管理收尾。信息發布涉及向項目幹係人及時提供所需信息,它包括實施溝通管理計劃以及始料未及的信息需求應對。信息公布應做好信息公布的反饋問題,如與公布信息有關項目幹係人的簽字以及對信息意見的文字記錄。


  績效報告涉及績效信息的收集和公布,績效報告一般應提供關於範圍、進度計劃、成本和質量的信息,要做好績效報告,就必須選擇合理的績效報告的工具和技術,如績效評審、偏差分析、趨勢分析、掙值分析等,使績效報告與項目的實際情況最接近。


  管理收尾包含項目結果文檔的形成,這些文檔可以使發起人或客戶對項目產品的驗收正式化,包括項目記錄的收集,對符合最終規範的保證,對項目的成功、效果及取得的教訓進行分析,以及這些信息的存檔以備將來使用。


  管理收尾活動不能等到項目結束才進行,項目的每個階段都要進行適當的收尾,保證重要的,有價值的信息不流失,另外,人才數據庫中的雇員技能應該得到更新,以反應新的技能和熟練度的提高。

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