第100章 時間管理法則之二八法則

  企業裏的一個資深顧問跟後輩聊天，問到：“你覺得手上什麽工作與時間管理有關？”


  ??一個人回答：“我覺得和時間管理有關的，就是每天記錄工作日誌。”


  ??一個經理說：“作為一名團隊管理者，我覺得團隊一切工作都是與時間管理相關的，因為一個需要了解如何組織他們的工作時間，而且我作為管理者則必須努力平衡這個角色的管理和實踐時間。每次開展目標工作之前，我會對自己和團隊的時間做整體規劃，隻有對時間進行規劃，才能進一步安排時間、調整時間、提高時間的利用率。”


  ??資深顧問：“是的，多數人都是以點的概念來看待工作，但事實上，許多工作都是以線或麵的概念呈現。線是指工作的持續性，麵則是指工作必須與同事或者團隊以外的人共同合作進行。那麽，你的時間分配是怎麽樣的呢？”


  ??經理：“通常情況下，我把50%的時間花在常規的技術分析工作上，30%的時間用於溝通交流，其餘20%的時間進行人員分配。”


  ??這種時間分配是否合適呢？從這位經理的描述中，可以概括出時間分配定律，整體規劃時間，關鍵20%任務優先做，20%的時間用於人員分配，這是最重要的工作，按照80/20原則，20%為最重要的工作，對項目的貢獻高達80%，花20%的時間做好人員分配的規劃，提高整個團隊效率，達成目標的關鍵。製定好個人的時間管理規則，一般包括這些方麵：製定以SMART為導向的目標、排序工作事項、建立時間日誌、預留可控時間、依據輕重緩急配置人力。


  ??製定以SMART為導向的目標，意思就是目標要具體的、可衡量的、可達到的、相關的、具有時限性的。


  ??排序工作事項，在項目的所有工作中，20%最為重要的工作對項目的貢獻高達80%，另外，80%的貢獻度隻有20%，所有要優先找到這20%最為重要的工作，並對其進行排序。


  ??建立時間日誌，準確記錄時間是怎麽樣花掉的，並且按照固定的時間周期，根據自己的工作進度，修改自己原先設定的檢查點和更新點。


  ??防患未然，充分預估可能遇到的意外，製定應變的計劃或方案，並且預留解決問題的時間和一些可控資源。那怎麽樣預留可控的時間呢？一是提前完成計劃中可控部分，二是為整體計劃做一定時間的預留。但是這樣的預留不需要告知團隊整體人員，避免下屬在執行過程中有所依賴。


  ??依據輕重緩急配置人力，根據項目時間標準要求的高低，有選擇地讓團隊成員並行不著急的工作，著急的工作請專人單獨平行負責。


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