第40章 使用電子郵件的禮儀

  電子郵件的一個重要目的就是節省他人的時間。你平時的E-mail往來是否做到了這一點呢?通過本節的學習，你將了解如何寫好E-mail，掌握寫好E-mail的方法。


  ??如何寫好E-mail？電子郵件的一個重要的目的就是節省他人的時間，隻把有價值的信息提供給需要的人。職員使用公司郵箱發送郵件，與私人郵箱有著很大的區別。寫E-mail就能看出一個人為人處世的態度。你作為發信人要想到收信人怎麽樣看這封E-mail。接下來將從主題、正文、附件、接收回複郵件四個維度，來弄清楚怎麽樣寫一封得體的郵件。


  ??主題怎麽樣寫？主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題。這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容並判斷郵件的重要程度。一定不能空白標題，這樣是最失禮的。標題要簡短，不宜太長，不要用Outlook……才能看完你的標題。標題能反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不明的標題，如“王先生收”。一封信盡可能隻針對一個主題，不要在一封E-mail內談及多件事情，以便日後整理。可以適當使用大寫字母或特殊符號來突出主題，引起收件人的注意，但是要適度，不要隨便使用緊急之類的字眼。回複對方郵件時，可以根據內容需要修改標題，不要“RERE”一大串。


  ??來看看這兩個主題：1.Amazon.cn新春二月最新圖書推薦，4折起。2.通知，2017年度元旦和春節放假安排。總的來說，電子郵件的主題可以遵循、when、where原則，用一個詞，一個短語，一個不超過35個字的短語來描述郵件的內容。如果是麵對客戶的郵件最好包含公司的名字（who）。


  ??正文怎樣寫？1.Email正文要簡明扼要，行文通順。E-mail正文應簡明扼要地說清楚事情，如果具體內容確實很多，正文應作摘要接受，然後單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。2.注意E-mail的論述語氣，根據自己收件人與自己的熟絡程度、等級關係、郵件時對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣，進行論述，以免引起對方的不適，尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。電子郵件需要轉發時，要謹慎客觀地評論別人的意見。3.正文多用要點列表，以清晰明確每個內容，並且確保每個段落不要冗長。4.一次郵件交代完整信息，最好在一次郵件中把相關信息全說清楚，不要過幾分鍾再發一封補充或更正的郵件。5.盡可能避免拚寫錯誤，注意使用拚寫檢查，這是對別人的尊重，也體現了你的態度。在發送郵件之前，務必自己仔細閱讀多遍，檢查行文是否通順。6.合理提示重要信息，合理地使用加粗、顏色字體、加大字號等功能。7.合理使用圖片、表格等形式來輔助闡述。對於很多帶有技術介紹或者討論性質的郵件，單純用文字很難描述清楚，就要加上圖標進行闡述，那麽收件人一定會表揚你的體貼。8.不要使用笑臉字符，這樣的商務郵件顯得太輕佻。


  ??關於附件。附件是對郵件的正文進行補充，但是附件不是你想加就加。在添加附件的時候需要注意這幾點：1.如果郵件帶有附件，應在正文裏麵提示收件人查看附件。2.附件文件應按有意義的名字命名。3.正文應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件的郵件。4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。


  ??郵件的回複與接收。接收與回複電子郵件時，通常應注意以下幾點：第一應當定期查看收件箱，查看有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀或回複。第二應當及時回複工作郵件，一般應在收件當天予以回複，以確保信息的及時交流和工作的順利開展，若涉及較難處理的問題，可先回複發件人已收到郵件，再擇時另發郵件予以具體回複。第三，若由於因公出差，或其他原因而未能及時打開收件箱查閱和回複，應迅速補辦具體事宜，盡快回複，並向對方致歉。


  ??電子郵件是一種方便、快捷的通信方式，簡潔是電子郵件的靈魂。


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