第39章 辦公室電話和手機的使用禮儀
人離不開電話，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽。通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格，因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。本節將帶你了解打電話的禮儀，掌握接打電話禮儀要求。
??人離不開電話，每天要接打大量的電話，看起來打電話很容易，對著話筒同對方交談，覺得和當麵交談一樣簡單，其實不然。打電話大有講究，打電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽，通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格，因而，掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。
??確定合適的時間。
??“我想我需要給客戶打個電話。”
??當需要打電話時，首先應確定此時打電話給對方是否合適？要考慮此刻對方是否方便聽電話？因此，打電話有一下要點應該注意：避開對方的吃飯和休息的時間，一般早晨8點以前，晚上10點以後，給對方家裏打電話是不合適的，除非有緊急的事情。當然，當對方有可能非常忙碌的時候打電話過去，也是不適合的。比如，在對方出門準備上班的前幾分鍾打電話，可能會使對方遲到，而且工作上的事情，也盡量不要發的貨到別人家裏。如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過去，因為，經過一個周末，對方要處理的公務也許非常多。當然，在對方快要下班前幾分鍾打電話，也是不太適合的，因為快要下班了，也許有些事情需要處理，處理完後直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快樂。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對方的單位除非對方不介意。如果因為私人的事情打電話到對方的單位，最好問一聲：你現在方便聽電話嗎？而且，即使得到對方的肯定回答，也盡量要簡短，因為占用對方的工作時間，可能會影響對方工作單位正常的業務往來。
??開場白很重要。無論是正式的電話業務還是一般交往中不太正式的通話，自報家門都是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀的內涵，即直接將你的身份告訴對方，對方就有是否與你通話的選擇權。
??在打電話之前，確定打外線還是內線是很重要的，具體的做法是，打外線不認識對方時，應做詳細的自我介紹。列如：你好，握手Denny，卡夫卡公司策劃部的設計師。如果認識對方，而且你也有個好記性，對方一接聽電話時就馬上能確定聽話人是誰，不妨直接說出這個人的名字或正確的稱呼。這樣會使對方感到被重視的榮幸。可以這麽說：王經理，您好！我是Denny，卡夫卡公司策劃部的設計師。打內線，可以有幾種方式，列如：我是Denny，sliver的助理。我是策劃部的Denny。通話盡量簡單扼要，在做完自我介紹以後，應該簡明扼要地說明通話的目的，盡快結束交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是失禮行為。在業務通話中，一個電話最長三分鍾是通行的原則。超過三分鍾應改換其他的交流方式。如果估計這次談話要涉及的問題比較多，時間較長，應在通話前谘詢對方此時是否方便長談，如果對方不方便長談，就應該禮貌地請對方約定下次的通話時間。
??要找的人不在時的處理。
??電話鈴聲響起，一個助理接起電話說：“你好，王經理不在辦公室。”
??如果你打電話，恰巧要找的人不在，你可以用以下幾種方式：1直接結束通電，當事情不是很緊急，而且自己還有其他聯係方式的情況下，可以用對不起，打擾了，再見的話結束通話。2請教對方聯係的時間或其他可能聯係的方式，通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：請問什麽時候再打來比較合適?或我有緊急的事情要找王經理，不知道有沒有其他的聯係方式。不管對方是否為你提供了其他的聯係方式，都應禮貌地說再見。3請求留言，若要找的人不在，或恰巧不能接聽電話，最好用禮貌的方式請求對方轉告，留言時要說清楚自己姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容以後，千萬不要忘記問：對不起，請問您怎麽稱呼。對方告知後要用筆記錄下來，以備查找。
??手機的禮儀。在這個移動時代，每個人都少不了在社交場所或者工作場合使用手機，這已經成為禮儀的最大威脅之一，手機禮儀越來越受到關注。公共場合，特別是樓梯、電梯、路口、人行道等地方，不可以旁若無人地使用手機。如果必要使用手機，應該把自己的聲音盡可能地壓低一點，而決不能大聲說話。在會議中或和別人洽談的時候，最好的方式是把手機關掉，起碼也要調到震動狀態，這樣即顯示出尊重別人，又不會打斷發話者的思路。在會場上鈴聲不斷，並不能反映你業務繁忙，反而顯示出你缺啥修養。
??沒有使用手機時，都要把手放在合乎禮儀的常規位置，放手機的常規位置有隨身攜帶的公文包裏，上衣的內袋裏，但是不要放在手裏或是掛在上衣口袋外。開會的把手機交給秘書、會務人員代管，不要放在桌上，也可以放在不起眼的地方，但不要放在桌上。在一切需要手機震動狀態或是關機的場合，使用手機接受短信，而且不要在別人能注視到你的時候查看短信。當你使用電話或者手機開展工作時，你代表的就是公司的形象，因此，不僅要言語文明，音調適中，更要讓對方感受到你的微笑與熱情。
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