第38章 使用公司公共設備的禮儀

  辦公室的公用設備是公共財產，是大家手頭必備的工具，你平時是如何使用這些設備的呢？可要注意了，這些細小的禮儀反映出一個人的品德和修養。通過本節的學習，你將了解公用設備的使用原則，學會使用和維護公用設備。


  ??辦公室的公用設備是公共財產，是大家手頭必備的工具。如：會議室、電腦、和複印件，維護這些看似與自己沒有多大關係的設備的禮儀是員工的責任和義務。同時，也能從這些細小的禮儀看出一個人的品德和修養。


  ??使用會議室的禮儀。


  ??“Hebe，明天我們部門開一次季度會議，你來安排一下會議室。”


  ??“會議室還需要安排嗎？不是通知大家去開會就OK了嗎？”


  ??會議室是公共資源，為了能夠順利開會，你需要了解這些內容啦。


  ??會議室的預約。


  ??“明天上午九點到十點半，我們需要用一個中型的會議室。”


  ??“OK，那給你預留880室。”


  ??為了使各項工作順利進行，應該盡量避免在使用辦公室公用設備時與人發生衝突，使用會議室，應該事先與管理人員進行預約。


  ??保持會議室的整潔幹淨。不管用於什麽事務，應該注意會議室的幹淨整潔，不要把會議資料留在會議室，離開之前要進行清理，保持會議室有一個好的衛生環境。使用完會議室後按時交還，如需鎖好門應及時交還會議室鑰匙。


  ??使用公用電腦的禮儀。


  ??“你好，可以借用一個筆記本電腦嗎？我們需要在會議上使用。”


  ??“可以，請你填寫借用表。”


  ??你要正確地使用公用電腦，如果不會使用就請別人幫忙。注意保養電腦，每次使用之前，若有時間，可將電腦殺毒，使大家都有一個安全的使用環境。注意文件的保密，不要偷看別人的東西，不要占用他人的儲存空間或軟盤。


  ??使用複印件的禮儀。


  ??“Eric，你要複印那麽多份文件，讓我先複印吧。”


  ??“不，等了半天才到我，你排隊去。”


  ??複印件是公司裏使用頻率較高的公用設備，因此同事之間容易在使用時間上發生衝突，怎麽處理？一般，遵循先來後到的原則，如果後來的人印的數量比較少，可以讓他先複印，當先來的人已花費了不少時間做準備工作，那後來者應該等一會再來，在公司裏一般不要複印私人的資料。如果碰到需要更換碳粉或處理卡紙等問題，不知道怎麽樣處理，就要請人來幫忙，不要悄悄走掉，把問題留給下一個同事，讓人覺得你不為他人著想，遇到困難和責任不敢承擔。複印完畢後，不要忘記將你的原件帶走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來不便。使用完複印機後，要將複印機設定在節能待機狀態。


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