第十五章 會前項目會

  近兩個月緊鑼密鼓的準備工作後，南京會議即將拉開帷幕。


  erdann、ar、陳霞三人提前一周來到了北京。


  這天下午，他們和尹傑小組在會議室進行啟程前最後一次工作匯總，寧先生和bel也列席參加。bel參加這個會議是尹傑特地提出的。下周與會的其他人都將飛往南京，後方大主管bel的支援必不可少。


  階段計劃表已經用投影儀投放到大屏幕上。會議各項準備工作的分項、細項、負責人、進度標錄得非常清楚。


  她語調清越地介紹道


  “關於南京會議這個項目，中國團隊每周都召開一次例會作進度跟進並解決問題。每次例會的eo都在例會當天e-ail發給了erdann， arc，寧先生，並抄送總部的ar，林霞，以及中國團隊的每一位成員，以確保大家都能及時掌握相關情況，以便更好地進行配合。南京會議的準備工作分為會議環節設置、參會人員邀請、演講嘉賓邀請，以及會務外包四個環節。大家可以從計劃表中看到，每一項工作都有專人負責，我除了負責其中一部分分項工作外，也負責總體項目跟進、工作監督，以及與總部以及其他部門的協作聯係。現在我先做一個總體介紹。


  首先，關於會議環節設置。會議總耗時一個上午時間，整體流程分為兩大部分，即主題會議和圓桌會議兩部分，通過茶歇進行兩個環節的劃分。在主題會議階段，則安排有當地政府致辭、s國政府代表致辭，s國及豪森州投資環境介紹，稅務專家從全球稅務架構角度介紹投資s國的優勢，法律專家從法律層麵解答通常出現的問題。圓桌會議環節，我們將邀請五位嘉賓，分別是s國駐上海總領館領事/參讚，“四大”的代表、律所代表，以及兩位目標企業負責人。如果您不反對的話，erdann, 我和寧先生商量過，想邀請您出任圓桌會議主持。”


  erdann微笑著點點頭。尹傑環顧總部各位和bel，問道


  “關於會議流程設置，各位有什麽問題嗎？”


  erdann做了個手勢，示意尹傑繼續往下講。


  “關於參會人員邀請，christa和flora花費了大量的時間和精力為我們篩選出了當地的優秀企業。經分析之後我們發現其中有31家企業比較符合我們的目標篩選標準，初步判定具有投資s國的潛力， 我們把他們定為邀請參會的重點企業。這些企業分別來自造船、通用機械、港口機械、製藥、紡織等領域，他們的共性有幾點首先是年營業額都超過20億人民幣，也就是3億歐元以上；其次，要麽直接銷售，要麽通過進口商等渠道間接銷售，這31家企業的產品都或多或少都在歐洲市場有過銷售，有的還占有了少量市場份額。在已經獲得收益的情況下，相信他們對直接開發歐洲市場、獲取更高利潤會抱有極大的期許。這部分企業的邀請由我負責，我已經通過南京市商務委、貿促會與其中的28家取得了聯係，並經由當地政府發送了邀請函。到目前為止，反饋的情況比較理想，已經有25家企業承諾參加我們的活動，並且已經把參會人員名單發過來了。參會人員的級別都比較高，大多由企業老總，或副總，或者投資總監等高級管理人員攜一到兩名助手到會參加。活動之後我們還會安排代表團拜訪其中的幾家企業。”


  尹傑點頭示意，flora隨即把打印好的名單發到每個人手中。


  “除了這25家企業之外，當地政府還推薦了另外65家企業前來參會，大部分是中大型進出口企業和當地發展較好的製造類企業，也有相當一部分是當地政府比較重視的中小企業。這65家企業的信息細化工作，flora正在加班加點地完成。雖然這部分企業字麵情況或許和我們設定的工作目標有一定差距，但是也不排除其中一部分企業在這次活動後率先到豪森州投資的可能。大家手頭的名單分為三部分，第一部分是25家重點企業，其餘6家我們還在聯絡爭取。第二部分就是當地政府組織的65家企業參會人員名單。第三部分則是江蘇各級政府參會人員名單和邀請的媒體名單。”


  “當然，本周末我和flora就會提前到南京檢查會務準備，活動前這段時間我們會繼續跟進這些重點企業確定參會人員，也督促當地政府確認推薦參會企業的人數。”


  她停了下來，繼續環顧大家，問道


  “對參會企業邀請這部分工作，大家有什麽問題嗎？”


  erdann翻看著手裏的名單，滿意地點點頭。寧先生觀察著他的反應，也點了點頭，衝著尹傑擠擠眼睛。ar和林霞都沒有提出什麽問題。


  “關於演講嘉賓，一共分為四個部分s國政府、s國企業和提供跨國服務的會計師事務所和律所、當地政府、當地企業。我先說中國國內的部分，當地企業代表已經邀請到位，企業演講嘉賓請了三位，一位是藍星集團總裁，藍星集團主要從事製藥行業，在國內原料藥生廠商中排名第三；另一位是中宇集團董事長，中宇集團實行的是多元化發展，我們感興趣的主要是它的建築機械和港口機械模塊，中宇集團也在國內率先投資了高端傳感器製造等先進製造行業。第三位是揚子實業，揚子實業的規模沒有藍星和中宇那麽大，主要研發和生產安保設備，但他們的產品在國內聲譽相當好，質量上足以和honeyell的同等產品進行競爭。這三家企業中，我們計劃藍星和中宇安排在主題會議環節作演講，因為他們在當地企業中比較有號召力；揚子實業則安排在圓桌環節，他們在歐洲已經有銷售，走出去的意願可能比較強烈。另外，揚子實業的董事長兼總經理曾經有德國海德堡大學的留學經曆，這個公司的業務又具有代表性，估計在討論中能問出很多有價值的問題。”


  當地政府代表則計劃邀請南京市負責外經外貿工作的楊晨宇副市長。經過邀請問詢，楊市長辦公室已經初步同意出席會議並致辭。當然，不排除另外一種可能，如果發生特殊情況，楊市長很可能委托其他人代為參會。以目前的情況看，發生這種意外的可能性不算太大，當然我們會盡量跟進，即使發生這種情況也及時溝通解決。外方演講嘉賓請總部團隊負責邀請，一會要請erdann為我們來介紹。”


  “會務外包工作主要由christa負責。現在請她給大家做一個簡要介紹。”


  尹傑打開一個ppt，把電腦交給christa。


  christa衝著尹傑笑了笑，接過了話頭


  “謝謝evita。我負責南京會議的會務外包工作。通過對南京現有的幾家五星級酒店從地理位置、價格、商譽、客戶群體等幾個方麵進行評估，我選定了南京金陵飯店。呃跟evita和flora商量後一起選定。金陵飯店是一家很有曆史的五星級酒店，諾華、普華永道、德勤、雀巢、abb等跨國企業近三年內多次選用金陵飯店舉辦公司尾牙、供應商大會，以及行業研討會，他們對於s國公司的活動要求比較熟悉，具體合作起來應該會比較順暢。考慮到我們這次活動的規模在300人以內，我們將租用會議區的揚子江大廳半天，租金4萬元，舞台和背景牆搭建由酒店簽約的裝潢公司負責，金額根據背景牆的尺寸和噴布內容，以及舞台尺寸等確定。這裏有模擬圖請大家討論最後敲定方案。茶歇費用 158元，內容有八種小點心、咖啡、茶、橙汁、礦泉水。午餐是自助餐，出了會議室就可以在門口搭自動扶梯到酒店一樓的金海灣自助餐廳用餐。酒店同意隔出整個北翼招待我們的客戶。自助餐品種按酒店日常安排來，包含中餐、西餐、日料。因為我們人數多，價格是正常價格的95折。”


  她的聲音一開始有點顫抖，後來越來越流暢，也越來越自信。尹傑此前要求她把準備工作做一個ppt的時候，她還老大不情願。之後被挑出毛病一再修改的時候，她都幾乎控製不住要尖叫了。不過現在看來，有了這個ppt，匯報起來確實輕鬆，效果也好了不少。


  嗯，這個女人，看來還是有那麽兩把刷子的。


  “會議廳兩周前就預定好了對嗎？定金打過去了嗎？”林霞問道。


  “是的，那次會議確定之後就已經跟酒店預定了，定金已經支付了。發票在會議結束後統一開。”


  “住宿怎麽安排？”寧先生問。


  “我們代表團的人都住金陵酒店，其他嘉賓還沒有回複。”


  “住宿價格和自助餐的價格是否還能有折扣？”


  “這個談不了… 對方非常堅決。”


  “既然諾華和雀巢都經常在這裏辦活動，如果他們幫忙預定應該能達到更好的價格。下午evita你沒有其他安排的話，跟我一起和他們談，你們也認識一下。”erdann親切地說。


  “ok，謝謝。”尹傑微笑著答複道。不用扭頭都能感覺到christa那種如同實質的眼光。這個女人不知道有什麽問題，總特別固執地認定所有好東西好機會都應該屬於她自己。對此尹傑已經幾近無感了。


  “接下來，關於s國政府代表和演講嘉賓的邀請，erdann，能請您給大家介紹嗎？還有，他們的ppt何時能發給我們？是不是需要安排翻譯？” 尹傑很尊敬地對erdann說。這段時間她每周都固定時間與這位老先生和arc視頻交流，感覺受益頗多。感觸最深的就是，在北方銘泰，甚至寧氏策劃，很多內部協調事項在操作中其實都相當很隨意，可在ls係統內卻都有著相應的規範。這些規範粗看覺得麻煩，可執行下來再一細想，這種規範操作帶來的好處其實很多。


  erdann麵帶笑容，中氣十足地介紹了起來。從他的介紹中可以看出，他與現任s國大使、經濟參讚，以及駐上海總領館的領事都非常熟悉，此外與諾華、abb、雀巢等跨國企業的高層也來往頗多，他通過普華永道（“四大”之一）在s國的高級合夥人協商確定好了出席會議並演講的代表。當然，並非erdann與“四大”在中國區的負責人沒有來往。在時間寬裕的情況下，他的這種舉動充分體現了對四大s國分支工作的尊敬和支持。尹傑感覺又學到了一課。讓她有些驚喜的是，erdann提出在主會議環節添加諾華或者abb的中國區負責人的演講；在圓桌論壇中也添加一到兩位s國企業代表參與。他建議圓桌會議環節中無論中國政府還是s國政府代表都不予安排，因為純粹企業間的商業交流感覺更自在也更純粹。另外，他還建議修改圓桌會議的主題，最好緊扣企業需求，例如跨境投資經驗分享。 等等。


  “題目如果改為‘跨境投資有多難？’是不是更接地氣也更有衝擊性？”flora突然紅著臉舉手說道。


  尹傑讚許地衝她笑了笑，轉頭看向erdann。


  “你們看呢？”erdann表示自己是一個尊重民主的好領導。


  大家討論之下，決定使用flora的建議。


  會議按部就班進行下去。最後，尹傑作為主持人，做出了總結，並把會議中提及的相關調整工作下放到人，並明示deadle。


  會議在erdann熱情洋溢的鼓勵聲中結束。


  回到座位上之後，christa有點酸溜溜地說，

  “evita，以前我負責這個項目的時候，erdann可沒帶著我見過瑞士企業。可見erdann有多看重你。”


  尹傑不置可否地笑了笑，


  “一切都是為了工作，沒必要想得太多。我聽說erdann原來也親自帶你拜訪過大使館？”


  christa不說話了。拜訪過不止一次，她當然記得。那可是她入職ls之後最高光的時刻啊，大使親切友好地握著她的手敘話，邀請她參加使館的活動… …


  奇怪的是，從那以後事情就逐步走起了下坡路，哪兒的原因呢？

  。