第114章 願意
麥萍正色道：「楚天，這次你回來，按照咱們之前說的，我打算讓你去計調部去工作，你有什麼想法？」
我說：「我同意，我願意去計調部。」
麥萍說：「業務部、導遊部你都鍛煉過了，都做的不錯，旅行社三大主要部門你就還剩下計調部沒有去了，希望你在計調部能同樣做的很出色。」
我說：「我會努力去做好的。」
麥萍說：「海霞調到集團去了，做我姐的助理，計調部總監前幾天請了產假，一時半會兒回不來上班，現在計調部是由我先主持著工作。」
我一怔，脫口而出：「你熟悉計調工作？」
麥萍瞪眼看著我：「怎麼著？我既然能做總經理，當然要熟悉計調工作。你以為呢？你以為我整天嘻嘻哈哈就不懂業務了？你以為我麥萍做到這個位子上就是靠我姐的關係？靠……你個死楚天，竟然這麼小看我。」
我不敢做聲了。
麥萍哼了一聲：「好吧，我先給你介紹下計調工作的基本流程，給我聽著……」
麥萍似乎是想在我面前驗證下自己不是吃閑飯的，而我現在也正好需要了解計調部的基本工作流程。
我專註地看著麥萍。
麥萍開始說了：「計調的工作流程是這樣的，首先是報價，就是根據對方詢價編排線路，以報價單提供相應價格信息。然後呢，是計劃登錄，接到組團社書面預報計劃，將團號、人數、到達時間等相關信息登錄在當月團隊動態表中。接著是編製團隊動態表，編製接待計劃，將人數、陪同數、抵達離開的航班車次、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在團隊動態表中……」
麥萍講地很流暢，我用心聽著。
麥萍繼續說：「然後要做的是計劃發送，向各有關單位發送計劃書，逐一落實。這一項的工作內容比較具體，用房，用車，用餐，都要根據團隊人數、要求，以傳真方式向協議酒店、協議車隊、協議餐廳發送訂房訂車訂餐計劃書，並要求對方書面確認以上這三項，如遇變更，要及時做出更改件，以傳真方式向協議地接社發送，並要求對方書面確認。
再有就是返程交通，要仔細落實並核對計劃，向票務人員下達訂票通知單，註明團號、人數、航班或者車次、用票時間、票別、票量，並由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員……」
麥萍講得很專業，我邊聽邊用心記。
「接下來就是計劃確認，要逐一落實完畢后，編製接待確認書，加蓋確認章，以傳真方式發送至組團社並確認組團社收到。之後是編製團隊概算單，註明現付費用、用途。送財務部經理審核，填寫借款單，與概算單一併交部門經理審核簽字，報總經理簽字后，憑概算單、接待計劃、借款單向財務部領取借款。下一步就是下達計劃，編製好接待計劃后，由計調人員簽字並加蓋團隊計劃專用章，通知導遊人員領取計劃及附件。然後編製結算，填制公司團隊結算單，經審核后加蓋公司財務專用章。於團隊抵達前將結算單傳真至組團社，催收。最後一項，是報帳……」
聽麥萍講完計調工作基本流程，我不由暗暗佩服麥萍了，她確實是懂業務的。
麥萍得意地看著我：「都記住了？」
我點點頭：「記住了。」
「記住了就好，我然後給你講講做計調工作需要引起注意的地方。」
「好！」我認真地看著麥萍。
「計調工作對從業人員有十分嚴格的要求。對於初次從事計調工作的人員來說，總有一些工作不到位，即便是一些老計調，也容易犯一些常識性錯誤。以下是我總結出的旅行社計調工作幾大禁忌……」
我全神貫注地看著麥萍。
「計調在與相關合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時，必須要以接收到對方蓋有公章或者業務專用章的確認函、或者對方蓋有公章或者業務專用章的傳真確認件為準，不能接受對方的口頭確認或者網路聊天確認，即使對方是很熟的合作對象也不可以。
「計調人員做事要有條理、有計劃，要分清輕重緩急，更要準備好各種情況下的處理預案，要對每一個運行團隊的基本情況爛熟於心，並適時進行雙向的信息溝通。對每一項需要回復的要求都應予以重視，絕對不能拖延或者應付。要縝密嚴謹，心細如髮，目光如電，能夠發現接待計劃中的細微變動，要對特殊要求仔細研究，要有重複檢查及細節檢查的意識。
「計調要對本接待區域的吃、住、行、游、購、娛等事項全面了解並實地查看，還要掌握這些事項的最新變化，要以最優化的組合，妥善安排旅遊接待計劃。對於一些諸如看日出、觀潮汐、進場館看比賽等活動，要嚴格掌握時間、地點、規則、禁忌、路線等等。在安排團隊接待計劃及接待人員時一定要聯繫本團的外聯人員，向他詳細了解團隊的有關信息及特殊要求，並據此作出有針對性的接待計劃……」
麥萍滔滔不絕地說著，我凝神用心聽著，邊掏出筆記本做著要點記錄。
我不敢再小看麥萍了，沒想到平時大大咧咧嘻嘻哈哈的麥萍竟然對旅行社業務熟悉到這個程度，看來她這個總經理還真不是靠關係得來的。
麥萍最後說：「計調是旅行社完成地接、落實發團計劃的總調度、總指揮、總設計。事無巨細，大權在握，具有較強的專業性、自主性、靈活性。如果說外聯是辛勤的採購員，那麼計調就是烹飪大師，經他們的巧手要把酸、甜、苦、麻、辣、鹹的不同滋味調製出來以滿足不同團隊的口味。計調人員不僅要埋頭拉車，也要抬頭看路，要先學一步，快學一步，早學一步，以豐富的知識武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，並付諸研究運用，只有這樣，才可以春江水暖鴨先知。虛心苦學、知識化運作其實是最大的竅門……」
麥萍說完之後，我怔怔地看著她。