第一百一十八章 有想法了
在時間壓力下，如何加快團隊磨合？沈深請教了grace，還有ts工廠的hrbp丁丁，她們都提到加強溝通這一點，但在溝通之前，還有一步非常重要的工作，就是達成基本的共識。
時間緊迫，從關鍵點入手，沈深挑出招聘的sop，把幾個關鍵步驟做了進一步拆分細化，包括人頭審批、jd及招聘要求確認、簡曆篩選及推薦、麵試協調安排、結構化麵試指導、聽取反饋、offer、on board。
這項工作上她很有耐性，花了半天跟daniel和stefan一起再學習和討論，過了一個月又坐下來進步一探討跟實際的出入，或者遺漏的事項、小步驟，然後就固化下來。
沈深自己加班加點，將所有的東西形成一個統一文檔，招聘這條線上需要的所有資料全部集中且一目了然，流程也清晰明了，常見問題也有專門的q&a，她又要求daniel和stefan季度做分享，經典的例子也記錄下來。
這項工作，除了幫助目前工作的推進，還有一個很重要的目的，就是知識的可視化，便於傳承。說白了，就算招聘人員更換，新來的人隻要看到這些文件，就能直接上手以相同的方式開始工作。
花費的時間和精力很快有了回報，看到nz工廠隊伍迅速擴張起來，沈深鬆了一口氣。
同時，袁媛也配合財務，把增資的事情處理結束，所有證件更新完成。
tony很高興，及時表示了肯定，批了一比活動費用，讓人事行政團隊放鬆一下。
提到玩，沈深突然有點沒主意，於是便跟袁媛商量。
“咱們放周五吧，除了我，大家周末都要回去的。”袁媛眨眨眼。
沈深點頭表示讚成。
“我們周五中午出去一起吃個飯，下午活動一下，大概四點鍾結束，然後就各回各家、各找各媽了。”袁媛很快有了思路，“你有沒有什麽特別想吃的？”
“我不挑的，好吃就行。”沈深隨口一說。
“好吃這要求可高了。”
“也是，你問問兩位男士吧，他們是主力。”沈深一笑。
“我也很能吃的。”袁媛晃晃腦袋。
“那你想吃什麽？”沈深問她。
“我就喜歡重口味一點，辣你吃麽？”
“吃的，我估計daniel和stefan也是重口味，平時工作餐裏麵一個喜歡加醋，一個喜歡加辣椒。”
“行，我寫幾個餐廳，回頭咱們四個人投票。2-3個小時的活動，安排可以考慮密室逃脫、ktv或者遊古街，古街你去過麽？”
“還沒，聽說還有個挺靈的寺廟？”
“是的，我媽年年都要去燒香的。古街其實就是些古建築，還有一些小吃，風景還行，沒去過倒是可以看看。”
“也投票吧。”沈深真沒什麽特別想玩的，有時間就想好好睡一覺。
“行，那我安排。”袁媛爽快應下。
定下日子後，沈深還特別問了一下grace，願不願意過來一起參與？
“我還沒跟團隊一起活動過呢。”grace看了看時間，“行，那天我上午過來，你安排個會，大家聊一聊，吃完午飯我就走了，下午的活動這次就不參加，我不在，你們也玩得自在點。”
“主要看您的時間，我們是很歡迎的。對了，會議上我安排一下這邊團隊的工作匯報，您有沒有什麽要跟我們分享的？”
“二季度的業務報告才出來，我可以介紹一下yfa全球和中國的業績情況，人力資源策略回顧，一些項目的進展情況等，20分鍾吧，然後看看大家有沒有什麽問題。你們準備也不用太正式，都是自家人。”
“行。”沈深心裏明白，再自己人，grace畢竟是領導，還是需要準備的。
還好，袁媛他們聽到這一消息並沒有什麽情緒上的變化。沈深很快準備好ppt，將整個框架列好，各個模塊由不同的人負責講述，給大家鍛煉和展示的機會。
“yfa很重視story telling的能力，所以當有領導來，或者同事間溝通等，都可以用到這個技能，自己完成工作後思考匯總，然後重點明確、清晰生動的講述出來。”沈深還專門收集了一些小技巧，供大家使用，“我們可以就一項工作甚至一個項目做得好的地方、困難的地方展開故事描述，然後深入再思考：如果有機會再做一次，哪些地方可以做得不一樣，即可以改進處。”
見大家明白，沈深便征求意見：“你們的ppt準備好，需要我幫忙看一眼麽？”
daniel說道：“我和stefan這邊主要是數據，包括空缺崗位數、簡曆篩選中崗位數、麵試中崗位數和offering及on board的數量。”
“對，你們招聘部分還是比較清楚的，隻要留意數字準確就好了。”沈深點頭。
袁媛想了想：“我做好你先幫忙看一眼吧，我有點無從下手的感覺，都是瑣碎的事情。”
“建議你從日常運行即辦公室行政支持角度，和政府事務兩方麵思考，除了目前的事情，還要考慮一下後麵計劃，包括臨時辦公室向正式廠房的搬遷項目。”
“我們要搬了？”袁媛問。
“是的，估計在八月份，家具進場後我們就得準備了，包括綠化。”見袁媛點頭，沈深不確定她是否真的了解這裏麵的工作量，但這會兒還沒到細說的時候，便不再多提。
等看到ppt的時候，沈深有點頭疼。daniel和stefan的都沒什麽問題，她自己匯總了一張片子，主要講述招聘策略，放到前麵，配合兩個小夥子的實際進展，看起來還不錯；可袁媛的材料實在太散了，之前給她的建議也沒有用好，隻是羅列事情，缺乏調理，這一點是對方的短板，這時候完全暴露了。
揉揉太陽穴，沈深看看時間，決定自己改。
改完後，她又寫了一封郵件，告訴袁媛她為什麽這麽改：
正如之前所說的，首先我用了兩條脈絡，一條從功能劃分，一條從時間劃分。
行政方麵，除了日常辦公室事務支持，還包括廠車、用餐、保潔和項目協助；政府事務方麵有case by case的事情，比如增資，也有關係網的建立和維護，比如你安排tony和園區相關領導的季度溝通，還有一部分關係公司形象建設，比如在管委會那裏的宣傳廣告。
其次，我用了時間線，包括目前和未來，隱含了臨時辦公室到正式廠房地點上的轉移。最後，考慮到grace的時間，我建議你著重講述一個事例，你可以挑一個熟悉的。
沈深知道，grace對行政不算很熟，也不是很關心，又考慮到袁媛講起來有點絮叨，便直接要求她細講一件事。當然這一點不能明說，怕影響員工積極性，隻能推到時間不夠。
“你先理解消化一下，明後天抽個時間，我再給你理一下。”
袁媛郵件回複很及時，一副受教的樣子，可沈深遲遲沒有看到她約自己的時間，眼看grace來的日子就到了，她隻有自己約對方的時間。
會議開始後五分鍾，袁媛氣喘籲籲到了：“不好意思，tony剛找我。”
“有什麽急事麽？”沈深便問。
“也沒什麽，就是問一下招商辦那裏一個主任的聯係方式。”
沈深點頭：“那我們開始吧，過一下就結束，應該很快。”
“我就準備照您修改後的片子講。”
“可以呀，那故事呢，主要講述哪個故事？”沈深問。
“就講最近的增資好了。”
沈深心裏一個咯噔，心想：增資有什麽好講的，不就是跑流程麽？但跟主次分不清的人，她隻得引導：“嗯，這個剛做完，印象會比較深刻，還有沒有其它例子，咱們一起再看看，比較一下？”
“對的，這個剛做完，記得清楚，萬一grace問到什麽，我應該能回答，還有，這是個公司層麵的大事情。其它麽，好像也沒做什麽特別的了。”
“理解了，增資的確是個大事情。”但財務是lead，對行政來講隻是繁瑣卻沒有難度，實在不是個很好的點，但沈深不能明說，“再想想，咱們行政主要服務員工，若是能跟員工滿意度聯係起來，也是好例子，比如我們餐廳供應商的變化，那事兒我覺得你做得很好，從前期滿意度了解，到現場監督，再到後麵重新比價，選擇新供應商，還建立了供應商日常管理和改進體係。”沈深知道，從管理層來講，他們更喜歡看到這樣的例子。
袁媛想了一想：“我怕我總結的不好，講不清楚。”
“我剛才講的幾個步驟，你看看是不是涵蓋了整件事情的脈絡？”沈深循循善誘，她知道，要提高一個人的弱點是很難的，所以她不喜歡做這樣的事情，除非對方弱點影響了工作。
“您等等，我記下來。”袁媛拿出筆。
沈深便一個一個說給她聽，袁媛態度不錯，這一點讓她滿意。其實她這麽做不僅僅為了自己，更多的是為了讓袁媛在grace那邊有個好印象，若是袁媛不願意接受，她倒也不強求。
“抓住這幾個重點，原景重現。”
“我理解了。”
“還需要我提前幫你過一遍麽？”沈深對她的總結能力實在不抱什麽信心，“grace後天到。”又提醒時間。
“我應該可以，如果有不懂的再找您問吧。”
沈深點頭，尊重員工自己的選擇：“對了，日程安排好就發出來吧，這樣大家對時間、地點心裏有個預期。”
“不發可以保持神秘吧？”袁媛有點煩了。
這就有點那個了，沈深不知怎麽說她好，有領導來弄什麽神秘？但這次畢竟不是大事兒，隻是部門聚會，便笑：“之前都投票了，估計大家心裏有數，再說grace不知道，還是有個日程，她不去也可以了解一下。”
袁媛點頭，沒再說什麽。
第二天下雨了，沈深還有點擔心，因為下雨路上不好走，容易堵車，還好grace來那天倒是晴空萬裏。
grace是第二次來，之前來那會兒臨時辦公室都沒有，於是沈深便帶她參觀了一下臨時辦公室，介紹了許多新人給她。
“還不錯，我總想著工棚的情景，你們這裏強多了，當然跟正式的還有差距。”grace連連點頭。
“很快這裏就結束了，不過我們真有工棚的，在工廠那邊。”沈深笑著解釋，“回頭出去吃飯前帶您去工地看看。”
“哦，難怪跟實際員工數比，感覺這裏地方小了，原來有一部分人已經進場了，那邊辦公條件怎麽樣？”
“那工棚雖然叫工棚，但設施也是齊全的，條件並不差，有些東西以後可以直接搬到正式廠房去繼續用。”沈深不多說，其實項目團隊挺大手大腳的，許多人私下都感歎：隻有我們yfa用這樣規格的，做正式辦公室都不過分，弄得跟供應商價錢越來越難談，還流傳“人傻錢多速來”的笑話。
會議時間，daniel和stefan講的時候，grace提了不少問題，沈深理解，招聘是他們團隊目前最重要的工作。袁媛講的時候，時間便有些不夠，沈深想到之前她準備了，便不想讓員工感覺浪費，便建議她還是按原計劃講：“會議超一點時間沒關係的，十分鍾，可以理解。”
可袁媛明顯著急了，講得就不大清楚，思路有些亂，在講事例的時候，還是提了增資的事兒。
沈深心裏歎息，事實已然如此，便也不說什麽了。
grace整體對這一支年輕的小團隊還是挺滿意的，便不計較，也提了一個問題，表示自己的重視，然後感謝其辛勤工作。
袁媛鬆了一口氣，其實她後來沒準備沈深說的那個例子。
吃飯的時候，氣氛輕鬆不少，沈深便聊到食堂供應商的事兒：“現在辦公環境條件有限，項目初期，大家工作都很辛苦，所以行政這邊對食堂供應商提了新要求，還做了更換，就為了員工的滿意度。”
“吃飯很重要的。”grace立馬知道了沈深的點，“辦公條件上咱們沒法改善，吃好就更重要了，行政這塊兒向來不好做，特別是食堂，眾口難調，許多事情說起來簡單，隻‘換供應商’四個字，實際工作卻是許多的，順利切換肯定很不容易。”
“是啊，袁媛在細節上把控很好，所以很順利，後期管理還做了流程，許多方麵以後正式食堂也可以沿用。”
“不容易。”grace點頭。
袁媛麵兒上笑著，心裏有點那個，她不理解沈深為何堅持說這件事情，剛開會的時候grace聽了增資的事，已經表揚過她了，不過再表揚一遍也沒什麽。
袁媛入職後慢慢知道，沈深的級別並沒有到經理，連主管都不是，充其量隻是高級專員。她還聽一些人說，有些企業裏行政人事是分開的，想著自己還管著政府關係這個模塊，她便開始有想法了。
所以，她對tony那邊的事情特別上心，無論大小，沈深這邊的安排是靠後的，甚至有了幾分敷衍，就像這次開會。