第47章 禮賓禮儀之會議禮儀

  會議是為實現一定的目的，由主辦或主持單位組織的，由不同層次和不同數量的人們參加的一種事物性活動，會議成為商務活動的有機組成部分之一。通過本節學習，你將了解會議禮儀的要求以及能夠運用會議禮儀知識。


  ??H公司的策劃部應邀參加一個研討會，這次研討會邀請了很多行業知名人士，Silvia特別安排Eric和她一道去參加。會議那天，Eric睡過頭了，等他趕到時，會議已經開始了20分鍾，他急忙忙推開會議室的門，吱的一聲響，他一下子成為了會場的焦點，剛坐下五分鍾，肅靜的會場又響起了音樂，原來是Eric的手機響了……之後，沒過多久，就聽說Eric在為工作四處奔走……


  ??這是一個與會議有關的故事，參加會議時不得體的行為有可能會讓人丟了工作，那得體的會議禮儀應該是怎樣的呢？


  ??會議是兩個人以上的人。多個或多個組織團隊就事先商定的議題進行協調的過程，是人際交往的一種常規形式。常見的會議有座談會、報告會、展示會、談判會等等。


  ??公司年度會議將於2月5號在公司的會議廳召開，為了使會議能夠順利召開，需要注意哪些安排呢？在會議前，需要落實會場、約請客人、商定流程、以及安排座次。


  ??落實會場包括會議的時間、會議的形式以及會場的交通情況等等，會議要確定好時間，包括開始時間、結束時間和每個流程所需要的時間段，要確定好會議的形式，從現場辦公會、座談會、觀摩會、報告會、調查會、電話會等形式中確定。要根據會場的交通便捷、會場客量和環境與設備是否適合等因素落實會場。


  ??會議一般需要約請客人，弄清楚約請客人的姓名、公司名稱、主營業務、客人的職務和會議的目的。任何約請必須明確時間、地點和會議對象。要通過一定方式予以確認。重要的客人必須親自麵請，並遞交請柬備忘。


  ??會議主辦方應當與約受方進行充分的協商，充分尊重對方的意願，在不損害基本原則的基礎上，盡可能就會議流程達成一致，並形成文本加以確認。所有會議流程形成的文本必須在與會代表報到時一並提供。


  ??安排座次可以采用並列式或者相對式。並列式：注意賓主並列而坐，如果雙方都麵對正門，具體要求是以右為上，即客人坐在主人的右邊，其他隨員各從兩旁，以右為上是一種國際慣例。相對式：賓主相對而坐，以正門為準，基本要求遠為上，裏門遠的為地位高者，一進門的右手為上座，通常安排客方。


  ??年度會議在精當的準備下順利開始了，在會議中，需要注意哪些事項呢？主人提前到達，並在大樓正門口或者接見廳會見室門口迎候。迎候人員為公司負責人和接待負責人。在會議中，主賓雙方均可致詞，一般是主人先致歡迎詞，然後由客人致答謝詞。迎候表明了一種尊重、一種盛情和一種嚴謹，這是最好的商業合作夥伴具備的優秀品質。


  ??會議進行過程中，甲乙雙方就一個合作細節產生了嚴重分歧，會議一下子陷入僵局，這時主持人迅速轉換話題，先就一個雙方均感興趣的問題進行交流，氣氛又活躍起來。所以說，會議需要有節奏地推進，會議主持人要注意對會議的引導，防止會議跑題。


  ??長時間的商務會議會使人疲乏，影響會議效果，會議主持人應掌握會議節奏，注意會中適當休息。會議中休息期，有一個與會者憋不住想抽煙，又不好意思自己一個人抽，於是，給在場的人敬了一支，並親自點上火。一時間，會場煙霧環繞，烏煙瘴氣。休息時，應當設立特定的吸煙區，以自助方式提供甜點、水果和飲料等。休息場合還可以播放一些舒緩的音樂放鬆心情。


  ??會議結束後，都會安排贈禮合影。合影的位次也是有講究的，主客居中，主人的右側為上。商務會議結束後，如果沒有商務宴請，主人應將客人送至門口或車前，握手道別，目送客人離去後才可退室內。


  ??有這樣一個例子，一位總經理應邀參加了甲公司的商務會議，參加會議期間，該經理不幸染病，會議結束時都沒有痊愈。甲公司老總安排秘書將他直接送回家中，該總經理深受感動。因此，要根據每一位客人的實際情況做到有效禮送。


  ??商務會議結束後，接待人員應當以公司的名義，對每一位參與商務活動的人員及時致函表示謝意，並對會議召開期間的不足表示歉意。致函由公司老總簽發，印製精美，並附有公司標識，這樣可以展現公司對商務會議的慎重態度。


  ??通過學習會議禮儀的內容，你能夠在會議上表現的優雅得體了嗎？


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