訂餐方式和一般的程序

  如果你是單位的宴會舉辦負責人，那麼在訂餐前認真做些工作。訂餐的形式隨自己的習慣或者方便來定，但是對宴請的一些重要信息卻要做足功課。


  訂餐方式是指為了訂餐，主辦方與酒店預訂員之間接洽聯絡、溝通宴請預訂信息而採取的方式、方法。根據宴請的對象、主題，可採用多種方式進行預訂。


  l.電話訂餐

  電話訂餐是訂餐的主要方式，主要用於小型宴會預訂。撥通酒店訂餐電話，敬語問候，說明單位名稱、人數、標準、時間，留下聯繫人的姓名和電話號碼。切記，你是客戶，即使你是在給城裡人氣最旺的飯店打電話預訂，也不必被電話那端傲慢無禮的聲音所擊退。他們對你的需要可比你對他們的需要多得多。


  2.面談餐廳

  面談是最常見的一種宴請預方式，住店客、地區居民多用這種方式預定。餐者通過與酒店預訂員或宴會銷售員進行面對面的交談，可以充分了解酒店舉辦宴會的各種基本條件和優勢，洽談舉辦宴會的一些細節問題，解決賓客提出的一些特殊要求。面談可以增進彼此的信任和了解，有利於達成一致意見。在進行面談預訂時，要注意以下幾方面：(1) 禮貌問候預訂員或宴會銷售員。


  (2) 說明自己的姓名、單位名稱、電話號碼預定內容、特殊要求等。


  (3) 對酒店提的標準菜單，要認真挑選確認，菜單中的個別菜肴可視情況適當予以調整。有特殊要求的，應讓店方確認。


  (4) 遇重大活動和宴會，應根據與酒店達成的協議，草擬合同，對於未定事宜和需改動事宜，應註明最後確認時面。


  (5) 向店方表示感謝。


  3.信函訂餐

  信函餐適宜於遠距離、長時間訂餐的住店客或企事業單位。它以書面的方式詢問和回答有關問題。事後還要與酒店保持聯絡，並結合電話預訂或面談，最終達成協議。


  4.電傳訂餐

  電傳訂餐是介於電話餐與信函餐之間的一種預方式，它比信函訂餐速度要快，比電話訂餐更具體、更準確。


  5.中介人訂餐


  中介人是指專業中介公司或飯店內部職工。專業公司可與飯店宴會部常年合同作為預訂，收取一定傭金。飯店員工代為預定，適用於飯店比較熟悉的老客戶。


  6.政府指定性訂餐


  政府機關或主管部門在政務交往或業務往來中安排宴請活動而專門向直屬賓館、飯店宴會部發出預訂的方式。政府指定性預定，常由文件下達計劃或由專職工作人員將書面預訂計劃親自送給宴會預員或宴會部經理。政府具有指定性餐往往具有一定的強制性，酒店應無條件滿足預定的要求。


  7.網上訂餐

  隨著網路技術的發展和普及，網上訂餐業務也發展起來，它帶來的是方便、實惠和個性化。如果公司要預訂今天中午的一頓經理宴會，只要從電腦記錄中調出參加宴會人員的個人檔案，進入網路系統，輸入參加宴會的人數、宴會地點、消費標準、個人口味、喜好及忌口，網路上就出現可選擇餐廳，選中最佳餐廳，進入該餐廳目錄，查尋餐廳菜品介紹，最後通過網路訂餐、點菜，註明就餐時問、上菜速度及付款方式等。


  訂餐的一般程序有如下幾步：


  1．訂餐前要了解有關宴請活動的各種信息（1）了解赴宴的客人人數。


  （2）了解宴會規格。


  （3）了解賓客風俗習慣。


  （4）了解賓客生活忌諱。


  （5）了解賓客特殊需要。


  2.對於規格較高的宴會，還應掌握下列事項：　　（1）宴會的目的和性質。


  （2）宴會的正式名稱。


  （3）賓客的年齡和性別。


  （4）有無席次表、座位卡、席卡。


  （5）有無音樂或文藝表演。


  （6）有無司機費用等。


  （7）主辦者的指示、要求、想法。


  3.向中意的餐飲經營單位詢問與訂餐相關的信息，一般有關問訊的內容通常包括：　　（1）是否有空宴會廳。


  （2）宴會廳的規模及各種設備情況。


  （3）宴會主辦單位提出的有關宴會的設想以及在宴會上安排活動的要求能否得到滿足。


  （4）中西餐宴會、酒會、茶話會等的起點標準費用。


  （5）高級宴會人均消費起點標準，大型宴會消費金額起點標準。


  （6）宴會的菜肴、飲料的費用。


  （7）宴會菜肴的內容。


  （8）各類宴會的菜單和可變換、遞補的菜單。


  （9）不同費用可供選用的酒單。


  （10）宴會中主要菜點和名酒的介紹及實物彩色照片。


  （11）不同費用標準的宴會，飯店可提供的服務規格及配套服務項目。


  （12）飯店所能提供的所有配套服務項目及設備。


  （13）中西餐宴會、酒會、茶會的場地布置、環境裝飾和台型布置的實例圖。


  （14）宴會預定金的收費規定。


  （15）提前、推遲、取消預定宴會的有關規定等。


  4．訂餐的正式確認

  雖然在訂餐時已經給酒店提出了要求，但是為了保證宴請質量，對於大型宴會，還要將雙方所同意的事項記錄在合同書上並請雙方簽字，以保障訂餐方與酒店的權利。


  另外飯店與辦宴客戶之間可有若干規定或說明，附於合同背面。在簽訂合同時，為了保證宴會預訂的確認，飯店通常會要求已確定日期的客戶預付一定數量的訂金，一般大型宴會為總費用的l0一15％。一般對訂金的處理有以下幾方面：(1) 如果客戶超過飯店規定的限期取消預訂，訂金將不予償還，如果對方與飯店有良好的信用關係或小型宴會，則不必付訂金。


  (2) 對於確認后屆時不到的客人，按全價收費。


  (3) 取消預訂，一般要求在宴會前一個月通知飯店，這樣不收任何費用。若是在宴會前一個星期通知，預訂金將不予償還，還要收取整個宴會費用的5％作為罰金。


  5、訂餐的變更與取消


  (1) 訂餐的變更。由於種種原因，數個月前甚至幾個小時前訂的餐可能會有所變更。如有時候會對宴會細節稍作修改、參加人數的增減、桌形的改變等；飯店方面有時也會發生變動。為適應這種臨時變更，訂餐人員應該及時與酒店有關人員確認訂餐的相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低程度。


  無論用電話還是面談形式，對已預訂過的宴會或其他活動進行更改時，態度要和藹、真誠。要說明更改的項目、原因，並儘快將處理的信息傳遞給所邀請的客人，並向客人表示感謝。


  (2) 訂餐的取消。由於某種原因，預訂的宴會除發生變更外，也可能被取消。如取消訂餐，應及早通知店方和所邀請的客人，並說明取消的原因。